9 ключевых этапов составления доверенности в ФСС

Каждая компания должна уплачивать за своих работников платежи в разнообразные фонды, к которым относится и ФСС. Не всегда руководитель организации или главный бухгалтер обладают возможностью для самостоятельного посещения различных государственных учреждений, поэтому требуется составлять доверенность, на основании которой уполномоченный работник компании посещает этот фонд для выполнения разных действий.

Понятие и предназначение доверенности в ФСС

Данный документ составляется для конкретного работника организации, которому требуется посещать отделение ФСС для передачи документации, для ее получения или для выполнения других действий, например, представление интересов фирмы.

Существует несколько видов таких документов, каждый из которых имеет свое предназначение, причем единственным отличием в них являются полномочия, которыми наделяется доверенное лицо.

Важно! Оформляется доверенность обычно от лица руководителя фирмы, но разрешается ее оформлять и от другого уполномоченного лица, причем обязательно на ней ставится печать компании.

В начале 2017 года произошли изменения, касательно правил работы с доверенностями и их отмены – больше информации содержится тут:

Основные виды доверенностей

Существует 2 вида доверенности:

• простая письменная, которая используется наиболее часто, поэтому если составляется бумага организацией, то достаточно будет на ней печати предприятия и подписи руководителя фирмы;
• нотариальная доверенность, применяемая для длительного использовании документа и в случае невозможности получения подписи руководителя, поэтому приходится обращаться за соответствующей услугой к нотариусу, а также этот вариант обязателен для ИП.

Полномочия в этой бумаге могут быть обобщенными или четко оговоренными, поэтому нередко предназначается она только для сдачи определенной отчетности за концертный период, после чего она перестает действовать, поэтому если потребуется вновь послать работника в ФСС, придется заново составлять документ.

Разновидности доверенностей в ФСС

Доверенность, составляемая для посещения ФСС, может быть представлена в трех видах:

• На сдачу отчетности. Составляется документ в письменной форме, причем в нем обязательно прописывается, что предназначается он только для сдачи определенной отчетности. Непременно вносятся сведения о ФИО лица, которому передаются полномочия, дата формирования бумаги, а также подпись руководителя и печать компании. Должны иметься и другие сведения о компании, к которым относится ИНН и ОГРН. В документе обязательно указывается, что доверенное лицо наделяется полномочиями исключительно для сдачи конкретной отчетности, причем желательно прописать, за какой период формируется отчет. Обычно этот вид доверенности применяется одноразово. При указании конкретного отчета, который должен сдаваться доверенным лицом, можно вовсе не прописывать, каков срок действия такой доверенности. В такой ситуации будет использоваться документ только при передаче одного отчета.
• Представление интересов организации (доверенность на представление интересов юридического лица). В этом случае составляется специфическая доверенность, в которой отсутствуют сведения о конкретных полномочиях, которыми наделяется доверенное лицо. При наличии такого документа сотрудник компании может сдавать отчетность в ФСС или забирать оттуда какие-либо бумаги, взаимодействовать с представителями фонда по разным вопросам или решать возникающие проблемы, уплачивать страховые взноси или контролировать правильность перечисления средств за работников фирмы.
• На получение документов. Данная доверенность обычно формируется в случае, если конкретный работник компании направляется в учреждение для получения определенной справки или иной документации. В такой ситуации требуется составить документ, в котором четко прописывается, что у доверенного лица имеются строго определенные полномочия, к которым относится получение документации.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Наиболее часто формируется документ, по которому конкретный сотрудник компании может представлять интересы компании в ФСС. В таком случае у него появляется много возможностей:

• подписание и передача в ФСС разных отчетов и расчетов;
• начисление и перечисление страховых взносов;
• предоставление информации в ФСС, которая подтверждает правильность расчета и полноту уплаты взносов;
• подача и подписание разных заявлений в учреждение;
• получение или предоставление многочисленных справок;
• получение от ФСС решения о необходимости проведения проверок, а также результатов данных проверок;
• доверенное лицо может в любой момент времени получить информацию о материалах проверки.

Таким образом, в зависимости от того, какими полномочиями планируется наделить конкретного сотрудника компании, выбирается определенный вид доверенности в ФСС.

Сколько действует документ

Руководство компании при выдаче доверенности сотруднику для посещения ФСС может ограничить срок действия этого документа, что указывается в его тексте.

Также может отсутствовать данная информация, а в такой ситуации автоматически считается, что документация действует в течение одного года, но допускается продлевать этот срок.

Как составляется и оформляется доверенность

Отсутствует строгая форма для доверенности в ФСС, поэтому компании могут пользоваться произвольной формой, а также применять определенные шаблоны, разрабатываемые внутренними документами самой организации.

Но чтобы не возникало сомнения в правильности формирования доверенности, она должна содержать сведения:

• информация о самой компании, а именно ее название, должность и ФИО директора фирмы, а также сведения о доверенном лице, причем они не должны ограничиваться его ФИО и должностью, но и должны иметься данные паспорта;
• следует придерживаться правильной структуры документа;
• обычно перечисляются функции, которыми наделяется доверенное лицо, но могут отсутствовать данные сведения, если передаются полномочия представления интересов организации. Как составить доверенность с правом передоверия – читайте здесь.

Допускается составлять документ на обычном листе формата А4, а также разрешается для этого пользоваться фирменным бланком, причем во втором случае уже будут иметься реквизиты организации.

Образец доверенности в ФСС на сдачу отчетности.

Разрешается при формировании этого документа применять компьютер или заполнять бланк вручную. Важно! Обязательным условием для придания документу юридической силы является наличие подписей самого доверенного лица и руководителя фирмы.

Не требуется даже ставить печать на документе, так как некоторые компании с 2016 года могут не пользоваться какими-либо печатями и штампами во время работы, так же как и ИП. Составляется документ в одном экземпляре.

При формировании доверенности учитывается правильная последовательность действий:

• в самом начале указывается название документа, представленного доверенностью;
• указывается предназначение бумаги;
• прописывается регион, в котором работает компания;
• пишется дата формирования доверенности. Тут вы узнаете, как правильно составить доверенность на получение ТМЦ;
• вводятся основные сведения о доверителе;
• приводятся действия, которые может выполнять доверенное лицо на основании доверенности;
• указываются данные о самой компании;
• можно прописать, сколько действует доверенность, но этот пункт не является обязательным;
• в конце ставится подпись доверенного лица и руководителя фирмы.

Таким образом, при правильном формировании документа не возникнет сложностей с его составлением и применением по назначению.

Как удостоверяется документ

Если составляется документ от ИП, то необходимо его заверение нотариусом. Если выписывается он руководителем фирмы, то достаточно его подписи.

Заключение

Таким образом, руководители организаций имеют возможность выписать доверенность на какого-либо сотрудника, чтобы он посещал отделение ФСС для представления интересов, получения или передачи документов.

Для этого важно разобраться, как правильно составляется документ, каких ошибок надо избежать, а также с какими другими нюансами можно столкнуться.

Как проводится сдача отчетности в ФНС и ФСС по доверенности через интернет – узнайте в этом видео: