Что такое представительские расходы и что к ним относится?

Исправно вести бухгалтерию, включая учёт накладных расходов и валовых доходов, — обязанность каждого хозяйствующего субъекта, независимо от формы организации и числа сотрудников. Особое внимание следует уделять статьям, отражающим затраты: часть из них может быть возвращена предпринимателю в виде вычета из налогооблагаемой базы. К таким расходам относятся и представительские — редко встречающиеся у индивидуальных предпринимателей и мелких компаний и составляющие существенные суммы у предприятий среднего и крупного бизнеса.

Учёт представительских расходов не так сложен, как может показаться: поставить их на баланс проще, чем написать хороший пресс-релиз или уникальное коммерческое предложение. Ниже будет рассказано, какие именно затраты относятся к этой статье и с помощью каких документов их можно подтвердить.

Что такое представительские расходы?

Представительские расходы — это, в соответствии со статьёй 264, пунктом 2 Налогового кодекса, осуществляемые наличным или безналичным путём денежные траты, возлагаемые налогоплательщиком на себя и непосредственно связанные с приёмом и обслуживанием в рамках мероприятия представителей других коммерческих и некоммерческих структур.

Целью представительских расходов может быть налаживание, поддержание или возобновление деловых связей. Номинально к ним можно причислить любые траты, сопровождающие организацию деловых встреч; на практике же решать, что относится к представительским расходам, совместными усилиями предстоит предпринимателю и налоговому инспектору.

Важно: поскольку представительские расходы, согласно третьему абзацу пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса, являются основанием для частичного уменьшения облагаемой базы, владельцам бизнеса свойственно преувеличивать их, а представителям Федеральной налоговой службы, напротив, — преуменьшать. Каждая сторона может обжаловать действия другой — и так вплоть до достижения «золотой середины».

Само по себе включение в графу «Представительские расходы» лишних пунктов не является правонарушением: проверить правильность отчёта — обязанность ИФНС, а предприниматель невиновен до тех пор, пока не уклоняется от уплаты налогов. Не карается и неиспользование этой графы: право на получение налоговых льгот и вычетов — заявительное, и владелец бизнеса может в любой момент от него отказаться, выплачивая налоги в полном объёме.

Что относится к представительским расходам?

В соответствии с первым абзацем пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам могут быть отнесены:

1. Затраты на организацию и проведение официальных мероприятий для различных представителей: презентаций, конференций, деловых завтраков или обедов и так далее. Никаких указаний относительно места и времени проведения приёма в Налоговом кодексе не содержится: это может быть производственный цех, офис компании, кафе, ресторан или бизнес-центр, утром, днём или вечером, в будни или выходные. Критерия всего два: заявленные расходы несет сам налогоплательщик (не филиалы и не третьи лица), а мероприятие носит сугубо официальный характер — никаких дружеских встреч не допускается. В соответствии со вторым абзацем того же пункта той же статьи к представительским не относятся расходы, связанные с организацией отдыха, развлечений или лечения гостей. Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговым инспектором, следует остерегаться проведения встреч в заведениях явно развлекательной направленности вроде кинотеатров, бань и саун, а также в санаториях — если только учреждение не принадлежит самому налогоплательщику. В последнем случае проведение приёма на своей территории совершенно оправдано и не может служить основанием для отказа в учёте представительских расходов. Кроме того, в статью нельзя включать траты на приобретение сувениров и дипломов, оформление помещения для встречи и дополнительные развлекательные мероприятия, непосредственно не связанные с официальным приёмом.
2. Затраты на доставку представителей к месту проведения встречи, где бы оно ни находилось, и обратно. В виду (согласно Письму Министерства финансов №03-03-06/1/796 от 1 декабря 2011 года) имеются только расходы на перевозку гостя из точки текущей локации в конечную: включать в статью железнодорожные, авиа- или автобусные билеты, такси до гостиницы и проживание в ней (и тем более оформление визы) нельзя.
3. Затраты на приобретение продуктов и напитков, предлагаемых представителям во время официальной части приёма, вне зависимости от времени суток и места проведения. Включать в статью расходы на алкоголь как часть угощения можно, а вот на продукты, предлагаемые вне мероприятия (даже если гости уже сидят в приёмной) — не разрешается.
4. Затраты на оплату труда переводчика для обеспечения должного качества общения с представителями — иностранными подданными. Включать расходы в статью представительских можно, если переводчик не состоит в штате организатора приёма: своих сотрудников в отчёте учитывать нельзя.

Важно: понятие «представительские расходы» относится только к сотрудникам других организаций. Причислять к ним представителей филиалов и дочерних структур компании, не говоря уже о подразделениях, не допускается.

Как подтвердить представительские расходы?

В соответствии с Письмом Министерства финансов №03-03-Р3/16288 от 10 апреля 2014 года (в Налоговом кодексе подробности отсутствуют) представительские расходы могут быть подтверждены с помощью:

• первичных (исполнительных и платёжных) документов: договоров, актов приёма-передачи товаров, услуг и работ, накладных, квитанций, чеков и расписок;
• документов, позволяющих установить однозначную связь между сделанными тратами и организованной для представителей встречей: чаще всего это отчёт о проведённом мероприятии, бланк которого можно разработать самостоятельно или скачать в Интернете; чуть реже — приказ о проведении мероприятия и смета расходов.

Важно: в смете, если она используется для подтверждения представительских расходов, крайне рекомендуется указать не только реальные, но и предельно допустимые расходы на каждую запланированную статью.

Как представительские расходы отражаются в отчётах?

Поскольку бланк отчёта о представительском мероприятии разрабатывается налогоплательщиком самостоятельно, расходы могут приводиться в документе в виде простого, нумерованного или маркированного списка, таблицы или даже диаграммы — в любой доступной для понимания форме.

• Скачать образец отчета о представительских расходах .docx

Структура отчёта должна включать следующие разделы:

• дата, место и время проведения встречи;
• список участников;
• цель организации приёма;
• приблизительная программа мероприятия с разбивкой по времени;
• итоги встречи;
• затраты — по каждой статье и суммарные;
• иные имеющие отношение к делу факты.

Подводим итоги

Представительские расходы — это, как и нефинансовые активы, бухгалтерский термин, используемый при оптимизации налогообложения. Относятся к этой категории затраты, непосредственно связанные с организацией и проведением приёмов и встреч. Расходы на проживание в гостинице, оформление виз для иностранных гостей и развлекательные программы, не включённые в официальную часть, относить к представительским нельзя.

Подтверждением сделанных трат могут служить первичные документы (договоры, акты, квитанции и чеки) и бумаги, позволяющие установить прямую связь расходов с представительским мероприятием. К последним относятся отчёты о встречах и приёмах. Форма отчёта, как и очерёдность вычисления амортизации, не регламентирована; главное, чтобы на его основании налоговый инспектор мог сделать вывод о понесённых налогоплательщиком (принимающей стороной) расходах.