Как оформить выписку из трудовой книжки: 3 основных этапа

Довольно часто гражданину требуется трудовая книжка для заполнения тех или иных документов, но если в данный момент он трудоустроен, то работодатель не имеет право на выдачу трудовых книг, однако заверенную выписку он предоставить обязан.

Что такое выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книги – это заверенная копия титула книги и страниц с актуальной информацией.

Она кардинально отличается от копии этого документа, так как содержит меньше информации, при ее получении сотрудник имеет право самостоятельно указать на те листы, которые ему необходимы для предоставления в соответствующих учреждениях, в этом и заключена особенность документа.

Сделать такую выписку доступно от руки или при помощи копировальной оргтехники. Документ может понадобиться при оформлении многих документов, самые распространенные случаи:

• Органы социальной защиты;
• Пенсионный фонд;
• Для оформления загранпаспорта;
• Для судебных разбирательств;
• При оформлении ипотеки.

Как оформить дубликат трудовой книжки и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Законодательная база

Весь процесс оформления выписки из трудовой книжки регулируется 3-мя законодательными актами:

• Ст.62 ТК РФ;
• Ст.89 ТК РФ;
• Постановлением Правительства No225 от 2003 года.

ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

В которых указано на варианты формирования трудовых книг, использования соответствующих образцов и на свободу доступа работника к ним.

Важно: законодателем в данных документах указано на то, что работник не обязан оплачивать получение любой информации из личной документации.

Кто и когда выдает выписку

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

На руки работнику выдает выписку работник отдела кадров, он же ее заверяет подписью и печатью предприятия. Важно: подпись руководителя не требуется.

Выдать выписку на руки заявителю кадровики обязаны в 3дневный срок с момента написания им заявления.

Как оформить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке.

Когда и кто может нуждаться в документе

1. Данный документ крайне важен при оформлении любых льгот от государства – субсидии, материнского капитала и прочих начислений.
2. Если человек оформляет опеку или усыновление над ребенком она также необходима с существующего на данный момент места работы.
3. Данный документ нужен при выходе на пенсию, однако с 2017 года работодатель не вправе отказывать в предоставлении оригинала в подобном случае.
4. Если предстоит судебное разбирательство, к примеру, по взысканию алиментов такая справка с места работы на данный момент также необходима ответчику. Тут вы узнаете, как рассчитать алименты от зарплаты.
5. Во время получения ипотеки заемщику требуется выписка для подтверждения минимального стажа работы и наличия официального трудоустройства.

Также документ может понадобиться:

• При трудоустройстве по совместительству, так как основной документ всегда хранится у работодателя по основному месту займа;
• Для родственников усопшего работника, если отсутствует основной документ необходимый для получения пособий, его может заменить выписка.

Основные данные и порядок оформления выписки из трудовой

Выписка имеет установленную форму, согласно которой ее и следует заполнять.

Формируется документ на фирменном бланке организации с содержанием требуемым для запрашивающей бумагу инстанции, но в любом случае составление бланка должно соответствовать требованиям ТК РФ.

В его структуру должны включаться:

• Реквизиты организации в шапке документа – адрес, телефон, электронная почта, ИНН, КПП. Здесь находится информация о том, как узнать ОКАТО организации по ИНН;
• Наименование посредине бланка;
• Сведения о сотруднике – ФИО, информация из трудовой книги, а также ее серия и номер;
• Таблица со сведениями о трудоустройстве за необходимый период в хронологическом порядке.

После внесения всех данный и заверки документа, его необходимо прошить и пронумеровать.

Важно: без выполнения какого-либо из этих пунктов документ будет недействительным.

Бланк выписки из трудовой книжки.

Правила составления

После указания всех реквизитов и данных о работнике, в том числе и об его образовании, необходимо заполнить таблицу:

• В нее необходимо вписывать только данные требуемые для запрашивающего их учреждения;
• При их внесении необходимо четко придерживаться хронологии;
• Обязательно следует указывать номера приказов оснований для выполнения записей в трудовой. Как правильно вести и заполнять журнал учета трудовых книжек вы можете узнать в статье по ссылке;
• Данные о последнем месте работы указываются в последнюю очередь с обозначением «Работает по настоящее время»;
• Если был факт премирования и награждения об этом также следует указать;

Важно: выписка может автоматически стать недействительной, если работник переведен на другое место работы или другую должность.

• Такой документ может содержать сведения за любой период времени, самые краткие записи за 3 – 6 месяцев.

Заверяться нотариусом документ, при его хранении у работодателя не должен, однако если трудовая книжка находиться на руках у работника такое действие можно выполнить.

Также заверить документ требуется при лицензировании профессиональной деятельности и при устройстве на работу за рубежом.

Образец заполнения выписки из трудовой книжки.

Как избежать ошибок

Чтобы выписка была действительной нужно помнить, что кроме заверения, нумерации и штампования листов необходимо:

• На каждой странице указывать должность, ФИО, сотрудника выдавшего выписку и печать организации;
• Листы следует не только нумеровать, но и сшивать;
• В таблице следует обязательно указывать точные даты увольнения, перевода, принятия на работу;
• Если было увольнение необходимо указывать основание – законодательный акт;
• В случае использования как источника информации книгу учета необходимо указывать порядковый номер записи в журнале.

Этапы получения документа

Весь процесс получения документа складывается из определенных этапов:

1. Изначально работником пишется заявление:

• В шапке документа указывается наименование организации, ее реквизиты, ФИО руководителя, ФИО работника, его должность и отдел;
• Далее идет просьба о выдаче выписки со ссылкой на ст.62 ТК РФ;
• Перечень необходимых данных;
• Заявление подписывается и указывается дата составления.

2. Следующий этап подача заявления директору:

• Он его рассматривает;
• Ставит резолюцию;
• Издает приказ на выдачу выписки с указанием ответственного работника.

3. После чего заключительный этап – формирование и выдача на руки заявителю выписки.

Юридические аспекты

При формировании выписки из трудового документа необходимо учитывать некоторые нюансы, как работодателю, так и работнику.

Для работодателя:

• Следует соблюдать все требования, установленные законодательством;
• Бесплатно предоставлять документ;
• Соблюдать отведенные на данное действие сроки – 3 дня с момента получения от сотрудника заявления.

Для работника:

• Обязательно официально обращаться с просьбой о выдаче бумаги к работодателю;
• Четко формулировать пункты, которые следует отразить в документе;
• После получения изучить документ на наличие ошибок и неточностей для своевременного их устранения.

Важно: выписка юридически актуальная только в течение месяца после ее выдачи.

Заключение

Выписка является необходимым документом во многих ситуациях, без нее является невозможным оформление многих государственных начислений и получение важных документов.

Порядок и особенности оформления трудовой книги и выписки из трудовой рассмотрены тут: