Кассовая документация: как правильно вести и хранить

Кассовые документы ведутся на любом предприятии, где происходит движение денежных средств. Один из таких документов – кассовая книга. Кассир организации вносит в неё информацию о каждой операции, предполагающей работу с денежными средствами. Эта бумага оформляется по унифицированной форме, утверждённой в Постановлении Госкомстата, в банках.

Что понадобится?

1. Организационная печать с символом.
2. Кассовые ордерные листы по приходу и расходу.
3. Любые документы, имеющие отношение к деятельности предприятия
4. Бланк из кассовой книги

Пошаговая инструкция с действиями

1. Полное название организации необходимо писать для банка на обложках. Основанием для внесения записи становится устав или любой другой документ учредительного типа. Скорее всего, возникнет необходимость в персональных данных по физическому лицу, получившему статус ИП. Если организационно-правовая форма соответствующая, указать необходимо и структурный отдел, в котором происходит заполнение документов.
2. Предприятие ставит часть со своим названием и на титуле формы №КО-4 2017. Там же необходимо указывать отделение или филиал, где ведутся кассовые документы, с символом. Обязательно ставить временной промежуток, за который осуществляется их заполнение.
3. Указание даты обязательно для каждого листа, для банка. Это касается и нумерации страниц. Номер документа по кассе ставится в первой графе бланка. Не важно, документ по приходу или расходу средств. Вторая графа – место, где нужно назвать поставщика или покупателя. Основание для заполнения – учредительные документы. Можно проставлять инициалы клиента со статусом физического лица.

Что делать  дальше?

1. При заполнении каждого листа используют копировальную бумагу. На начало каждого дня считают полную сумму денежных средств в наличии. Она нужна так же по концу каждого дня, в качестве подведения итогов. Выплаты социального характера и заработная плата считаются в отдельной графе. Когда день заканчивается, кассиры ставят инициалы и фамилии со своими подписями. Прописью устанавливается, сколько кассовых ордерных листов было оформлено. После этого всё надо передать бухгалтеру.
2. Нумерация кассовых листов – обязанность, возникающая в конце каждого месяца 2017. Это же касается шнуровки. Фирменный штамп ставится в последней части. И надо указать, сколько именно страниц было пронумеровано, прошнуровано. Не забываем про дату. Главный бухгалтер, директор на предприятии заверяют документальное оформление своими подписями. Обязательно указываются данные персонального характера и то, какие должности занимают расписавшиеся.

Особенности оформления документации

Право на её ведение есть не только у кассового работника, но и у самого руководителя в компании. При этом важно, чтобы такой специалист под роспись был ознакомлен со своими обязанностями в этой части. Если кассиров несколько, обязанность передаётся старшему.

Что служит основанием для оформления документов кассы?

1. Бумаги c символами. Счета.
2. Заявления.
3. Ведомости по платежам 2017.
4. Ведомости расчётно-платёжного содержания.

Эти бумаги являются дополнительным приложением к любому кассовому документу.

Наличные деньги и их приём

Как и в прежние времена, за эту операцию тоже отвечают кассиры. Они должны проверить при получении денежных средств:

• Есть ли подтверждающие документы, перечисленные в ПКО в 2017?
• Соответствуют ли суммы, проставленные цифрами и росписями в бланке, друг другу?
• Подписал ли документ бухгалтер, главный бухгалтер? Если их нет на предприятии, то подписываться должен руководитель.

Поштучный и полистный расчёт обязателен при приёме любых денежных сумм. Тот, кто вносит их, всегда должен иметь возможность наблюдать за тем, что делает кассир.

Обязательно сверять фактически имеющиеся средства с тем, что указано в ПКО в 2017.

Подпись ставится, если всё соответствует правилам. Проведение кассовой операции подтверждается штамповым оттиском. Квитанция к КПО выдаётся для подтверждения того, что деньги переданы от одного лица к другому.

При использовании ККТ

ПКО оформляется по общей сумме наличных денег, которые были приняты за день. Основание – контрольная лента, изымаемая из аппарата. Исключение – суммы, принятые на свой счёт платёжным агентом.

Что на счёт выдачи сумм?

Необходимые суммы выдаются непосредственно поручителю, за это тоже отвечает кассир. Документы должны соответствовать нескольким важным требованиям.

1. Подписывать бланки должны бухгалтер или главный бухгалтер, руководитель. Имеются образцы, соответствие по которым проверяется отдельно.
2. Полное соответствие прописей и цифр друг другу.
3. В бланке РКО 2017 перечисляются подтверждающие документы, которые должны присутствовать и фактически.
4. Наконец, друг с другом должны совпадать персональные данные, указанные получателем, и написанные в документах для подтверждения личности.

Претензии по несоблюдению правил не принимаются, если получатель сам пересчитал сумму, а кассир не был свидетелем.

Когда наличные выдаются по доверенности

Кассир должен проверить наличие нескольких фактов, когда проводит подобные операции.

• Соответствуют ли данные в документе с тем, что получатель указал фактически.
• Соответствие между данными доверителя в документе и указанными, на самом деле.

«По доверенности» — такое указание ставится в расчётно-платёжных ведомостях, перед тем местом в бланке, где получатель сам расписывается.

Расходно-кассовый ордерный лист и доверенность должны передаваться вместе.

Допускается оформление доверенности по нескольким выплатам. Или на получение средств у нескольких плательщиков. Тогда достаточно сделать несколько копий, а руководитель заверяет их, проставляя свои подписи.

Выдача денег по РКО

Сначала надо подготовить тщательно сумму в бланке 2017, подлежащую выдаче. Документ отдаётся получателю, от него требуется указать, сколько именно денег он получил. Рубли ставятся прописью, а копейки можно перечислить цифрами. Получатель же должен поставить свою подпись на самом РКО.

Сумма наличных денег к выдаче обязательно пересчитывается. И важно, чтобы клиент мог наблюдать за тем, как это происходит.

Выдача средств под отчёт

Так оформляются операции, когда денежные средства выдаются на расходы, связанные со статусом юридических лиц и их деятельностью. Форма оформления документа – произвольная. Он лишь всегда содержит:

1. Дату 2017 года.
2. Подпись руководителя.
3. Руководитель же указывает, на какой срок и какая сумма выдаётся.

Авансовый отчёт представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, прилагая подтверждающие документы. Это надо сделать за срок не больше трёх рабочих дней с момента выхода на работу или выдачи самой суммы.

Ранее действовали правила, согласно которым подотчётные лица сами проводили перерасчёты, утверждали авансовые отчёты. Теперь руководители могут свободно сами устанавливать время, за которое надо выполнить описанную выше операцию. Бухгалтера или главные бухгалтера проверяют, правильно ли заполнены бумаги. Если такие должности на предприятии отсутствуют, этим занимается руководство.

Только юридическое лицо определяет порядок, по которому выдаются по РКО денежные средства, необходимые для совершения тех или иных операций. Подотчётное лицо должно полностью погасить задолженность по предыдущей отчётности, чтобы получить новую сумму.

Скачать бланк кассовой книги в формате Excel

Скачать образец заполнения кассовой книги в формате Excel