Особенности составления справки с места работы для визы

Список государств, для поездки в которые гражданам России нужно получить визу, непрестанно увеличивается, и очень вероятно, что со временем в него войдёт большинство постсоветских стран. Несмотря на сложившееся заблуждение, получение визы, в том числе шенгенской, не такой уж сложный процесс, при правильной организации отнимающий у путешественника минимум времени. Ключевой момент — планирование: чем быстрее и безошибочнее претендент на визу соберёт требуемые посольством документы, включая справку с места работы, тем ближе заветная цель — поездка за рубеж.

Справка с места официального трудоустройства необходима не только для подтверждения дохода получателя, но и как доказательство того, что по окончании указанного в документе срока он вернётся назад, не став очередным нелегальным мигрантом. Как составить справку с места работы, чтобы получить визу без лишних проволочек, где скачать бланк и образец документа — смотрите далее.

Как составить справку о доходах для визы?

Для российского гражданина, ранее не получавшего шенгенскую визу, станет неожиданностью, что многие страны предпочитают справку о зарплате в свободной форме с места работы привычной форме 2-НДФЛ. Уточнять требования конкретного государства следует в посольстве — лично, по телефону или заглянув на официальный сайт.

Важно: ещё один часто встречающийся миф, связанный с получением визы, — обязанность заявителя посмотреть свою кредитную историю. Отсутствие задолженностей перед банками и своевременная выплата долгов — факторы, менее всего интересующие принимающие государства; для них гораздо важнее текущий доход туриста и наличие у него постоянной занятости как гарантии возврата на родину.

Чаще всего граждане России получают отказ в выдаче визы не по серьёзным или неисправимым причинам (из-за уголовного прошлого, участия в финансовых махинациях и так далее), а вследствие элементарной неаккуратности при составлении или заверении справки с места работы или других требуемых документов. Выход прост: перед тем как направлять работодателю просьбу об оформлении бумаги, нужно уточнить все детали — от предпочитаемой формы (свободной или всё же 2-НДФЛ) до списка обязательных данных. Чем тщательнее заявитель подойдёт к запросу каждого документа, тем больше у него шансов «уехать» с первого раза, без траты времени и нервов.

Составить справку с места работы для шенгенской или другой визы, как и рассчитать подоходный налог с зарплаты, можно, обратившись к работодателю. Заявление необходимо направлять в письменном виде, в свободной форме изложив в нём причины поездки, требования к документу и время путешествия.

Важно: обычно компания, в которой трудоустроен будущий обладатель визы, выдаёт справку в течение трёх-семи дней с момента получения запроса. Если дело требует срочного рассмотрения (например, гражданин купил горящую путёвку или у него в семье случилось важное событие), это следует дополнительно подчеркнуть: обычно работодатель идёт в таких вопросах навстречу сотруднику, ускоряя время рассмотрения заявки и оформления справки до одного-двух рабочих дней.

Запрос в адрес работодателя можно направлять как лично, просто отнеся его в отдел кадров или юридический отдел, в зависимости от распределения обязанностей внутри компании, так и заказным письмом, в идеале — с отметкой о получении адресатом. Тогда в случае намеренного затягивания процесса сотрудник сможет подать в суд исковое заявление о возмещении морального вреда — разумеется, если для того будут достаточные основания.

Смотрите также:  Авансовая счёт-фактура — когда выставляется?

Унифицированной формы справки с места работы для получения визы в страны Шенгена или другие государства не существует; оптимально для получателя заранее уточнить в посольстве соответствующей страны все детали, а ещё лучше — попросить показать пример удачно составленного документа. Чем ближе готовая справка от работодателя будет к этому идеалу, тем лучше для всех сторон: сотруднику не придётся терять время на объяснения с отделом кадров, компании — на составление ненужных ей бумаг, а посольству — на споры с очередным путешественником.

В общем случае справка с работы для получения визы должна содержать следующую информацию:

1. В первом блоке документа — в «шапке»:
   • полное официальное наименование организации-работодателя (дублируется на английском, если компания имеет международные связи);
   • сокращённое официальное наименование предприятия (также должно сопровождаться англоязычным вариантом, если таковой содержится в уставных документах);
   • основные реквизиты работодателя: идентификационный код налогоплательщика (ИНН), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), КПП, ОКВЭД и другие;
   • опционально — платёжные реквизиты компании: наименование банка, БИК, корреспондентский счёт и другие;
   • полный юридический адрес организации-работодателя — от почтового индекса до номера строения;
   • контактные данные фирмы: телефон (лучше — стационарный), адрес электронной почты, аккаунты в мессенджерах и даже страницы в социальных сетях;
   • иные имеющие значение для посольства конкретного государства сведения.
2. Во втором блоке — в теле документа:
   • заголовок — как во всех официальных бумагах, его следует выделить полужирным или курсивным (или сочетая оба стиля) шрифтом и отделить с обеих сторон как минимум одной пустой строкой; заголовок может быть следующего вида: «Справка с места трудоустройства (работы) для представления в посольство (консульский отдел посольства)… (официальное название страны)»;
   • исходящий номер ни в заголовке документа, ни в дальнейшем проставлять не требуется, поскольку он в любом случае будет зарегистрирован в посольстве в соответствии с принятой там нумерацией, а вот дату оформления привести необходимо — сразу под заголовком или непосредственно в нём;
   • фамилию, имя и отчество гражданина (полностью или инициалами), которому требуется виза и в отношении которого составляется справка;
   • ещё раз — полное официальное наименование предприятия-работодателя в контексте «предъявитель справки работает в (на)…»;
   • дату вступления в должность — она непременно должна совпадать с приведённой в трудовой книжке; это особенно важно, если посольство для оформления визы запрашивает не только справку с места работы, но и заверенную копию трудовой;
   • полное официальное название должности; как и в предыдущем случае, оно должно быть идентично записанному в трудовой книжке, иначе человеку придётся объяснять в посольстве разницу в сведениях, собирая дополнительные бумаги (вплоть до архивных) или «подгоняя» справку под предъявляемые требования;
   • средний размер заработной платы за определённый период, указанный посольством; если чётких требований нет, будет достаточно привести среднемесячный доход за последние три месяца в той валюте, в которой происходят расчёты с сотрудником (в 99% случаев — в рублях);
   • полное официальное название страны, в которую предъявитель планирует совершить поездку;
   • крайние даты события — дни отъезда (отлёта) и прибытия (приезда) в соответствии с местным временем и в традиционном российском формате, ДД.ММ.ГГГГ;
   • основание поездки с точки зрения организации-работодателя: очередной отпуск, командировка, отпуск без содержания и так далее — для принимающего государства важна не столько причина, сколько готовность компании принять работника по прибытии на родину.
3. В третьем блоке, необходимом для заверения документа:
   • подпись ответственного лица: генерального директора, директора, руководителя подразделения, исполняющего обязанности и так далее — с расшифровкой и датой проставления;
   • подпись главного бухгалтера предприятия-работодателя (подписи начальника отдела кадров не требуется) с расшифровкой и датой проставления;
   • печать или штамп компании.

Важно: чтобы произвести на посольство наилучшее впечатление и, следовательно, облегчить и без того непростую задачу получателю шенгенской или любой другой визы, настоятельно рекомендуется составлять справку с места работы на официальном бланке организации.

Посольство с большой долей вероятности не примет документ, подписанный тем же лицом, в отношении которого он составлен. Следовательно, директору или главному бухгалтеру, нужно попросить расписаться в третьем блоке соответственно исполняющего обязанности директора или главного бухгалтера. Нотариального заверения бумага не требует, поэтому на сотрудников юридического отдела, если он в компании существует, ложится лишь обязанность проверить правильность составления бумаги и инициировать её выдачу.

Образец справки для визы с места работы

• Скачать образец справки для визы с места работы .docx

Чтобы не тратить время на разработку собственной формы справки с места работы для получения визы, рекомендуется скачать готовый бланк, а также пример его заполнения В дальнейшем работодатель может модифицировать их по своему усмотрению, оставаясь в рамках разумного, или просто заполнять шаблон — делать это лучше всего на компьютере, потом распечатывая документ и проставляя «живые» подписи и оттиски печатей или штампов.

Часто задаваемые вопросы

Как видно, оформление справки с места работы для получения шенгенской или любой другой визы не требует ни от работодателя, ни от работника запредельных усилий. Однако любой труд предполагает возможность ошибок и недоразумений, а потому претенденту, ещё не обращавшемуся в посольство или уже получившему там интересующую его информацию, полезно будет ознакомиться с несколькими советами.

Сколько действует справка для визы?

В отличие от срока действия справки 2-НДФЛ, фиксируемого отечественным законодателем, пригодность справки с места работы для получения визы устанавливается принимающей страной; соответственно, узнать срок можно в консульском отделе посольства — лично, позвонив по телефону или на сайте. Обычно срок действия справки для визы составляет один месяц со дня заверения; более длительные варианты возможны, более короткие в настоящее время не встречаются.

В какой валюте указывается зарплата?

Если иного не предусмотрено правилами посольства, доход следует указать в той же валюте, в которой производятся расчёты с сотрудником, то есть в рублях. Конвертацию приведённой зарплаты в «свои» деньги осуществляет принимающая сторона, после чего, если это предусмотрено правилами, сравнивает полученное значение с обязательным минимумом, решая таким образом вопрос о выдаче визы.

Чем заменить справку нетрудоустроенным гражданам?

Как уже отмечалось выше, принимающую сторону интересует в первую очередь платёжеспособность получателя визы, а не его отношения с налоговой инспекцией. Гражданам, не имеющим официального источника дохода или желающим произвести лучшее впечатление на сотрудников посольства, можно посоветовать заменить справку с места работы на выписку с баланса карты, банковского счёта или депозита. Чтобы не ошибиться в выборе способа доказать возможность выжить в чужой стране, претенденту на визу лучше обратиться за советом в посольство. На основании полученных рекомендаций и следует получать замещающий справку документ — обычно это не так сложно, как кажется.

На каком языке предоставлять справку с работы для визы?

Справка с места работы для получения визы должна предоставляться на официально используемом в стране языке — русском. Тем не менее посольства некоторых государств требуют перевод документа на свой язык — английский, немецкий, французский и так далее. Уточнять детали, как обычно, нужно в консульском отделе посольства выбранной страны. В любом случае направлять в посольство следует не только оба документа (оригинал и перевод), но и их копии, о создании которых рекомендуется позаботиться заранее.

Совет: нужно узнать в посольстве и о необходимости нотариального заверения представляемых бумаг. Хотя сама процедура не отнимет много времени, подателю заявления на анкету придётся возвращаться назад за исполнением формальностей, что означает незапланированные потери времени и, вполне вероятно, душевных и физических сил.

Подводим итоги

Справка с места работы для получения шенгенской или любой другой визы оформляется в свободной форме. В большинстве случаев получателю не требуется предоставлять в посольство официальную справку 2-НДФЛ. Чтобы получить документ, работник должен направить в адрес работодателя письменный запрос; обычное время рассмотрения заявки — 3–7 дней.

Справка с места официальной работы, необходимая для получения визы, состоит из трёх блоков. В первом приводятся данные компании, включая полное официальное наименование, реквизиты и юридический адрес; во втором — должность, время работы и даты поездки человека, в отношении которого составляется справка; в третьем — подписи руководителя (генерального директора, директора, исполняющих обязанности) и главного бухгалтера. На протяжении какого срока действительна справка и какими документами её можно заменить, следует уточнять в посольстве — лично, по телефону или заглянув на соответствующий сайт.