Срок предоставления счета-фактуры по законодательству

С таким документом, как счет-фактура сталкиваются зачастую бухгалтеры, и даже специалисты иногда задают некоторые вопросы, связанные с данным документом. Сразу стоит сказать, что счет-фактура является серьезным документом, регулируемом на законодательном уровне. Поэтому для того чтобы не возникало вопросов, рассмотрим срок предоставления счета-фактуры по законодательству.

Законодательная база

Для начала ответим на вопрос, что такое счет-фактура, а это документ, который фактически подтверждает предоставление каких-либо услуг, выполнения работ или отгрузку товаров продавцом или исполнителем. На основании Налогового кодекса срок выставления счет-фактуры 5 дней. Календарных или рабочих? Именно этот вопрос возникает зачастую, на самом деле в соответствии с действующим законодательством срок составляет пять рабочих дней или фактически одну календарную неделю. Правда, есть еще один нюанс, который нужно знать: какой именно период считается точкой отсчета, на самом деле он исчисляется следующим образом:

• день, следующий за датой исполнения своих обязательств по договору, а также предоставление услуг;
• день получения предварительной оплаты или аванса.

Говоря простыми словами, счет-фактуру нужно выставить на следующий день после фактического исполнения своих обязательств по договору, например, после поставки какого-либо товара покупателю, выполнение работ или оказания услуг. Кроме всего прочего, действовать следует на основании заключенного между двумя сторонами договора. Например, если договором предусмотрен аванс или стопроцентная предоплата, то бухгалтер должен выставить авансовую счет-фактуру, не позднее, чем через 5 календарных дней, после произведения первого платежа.

Обратите внимание, что если договором не предусмотрен аванс или предоплата, то выставлять документ следует только по итогам завершения работ в полном объеме.

Как рассчитывается срок в рабочие дни

В основном, у некоторых бухгалтеров возникают вопросы по поводу рабочих и нерабочих дней, потому что на практике такое случается, что пятидневный срок истекает в выходной или праздничный день. Несмотря на то что законодательством разрешено переносить срок на 1 рабочий день в том случае, если окончание срока выпадает на выходной или праздник.

Однако, опытные специалисты советуют не затягивать с предоставлением документов, по той простой причине, что если задержать документ хотя бы на сутки, то он не будет учтен при проверке контролирующими органами. А это грозит серьезными штрафами, поэтому при возможности выставлять счет-фактуру покупателю следует сразу, после исполнения своих обязательств по договору.

Сводные документы

Здесь речь пойдет о том, что, например, одни компании предоставляют своим клиентам регулярную отгрузку товаров или производят какие-либо работы и или услуги на протяжении длительного периода на основании одного договора. В данном случае, в рамках Налогового кодекса, таким компаниям не запрещено выставлять единую или сводную счет-фактуру, по итогам выполненных работ или предоставленных товаров и услуг за 1 отчетный месяц. Для того чтобы выставлять единый документ необходимо соответствовать некоторым требованиям, а именно сотрудничать на основании долгосрочного соглашения.

Если стороны договора сотрудничали менее 1 отчетного месяца, то выставлять счет-фактуру следует не позднее, чем через 5 рабочих дней, после поставки последнего товара или оказания услуги. Правда, такие взаимоотношения зачастую протекают только между контрагентами, которые работают на постоянной основе. Например, если юридические лица начали свое сотрудничество недавно, то проверяющие органы могут расценивать данный факт как нарушение регулярности и непрерывности поставок, поэтому здесь стоит крайне ответственно относиться к срокам.

Обратите внимание, предоставить документ контрагенту необходимо не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным период, то есть календарный месяц.

Ответственность за просрочки

Что касается какой-либо ответственности, в соответствии с налоговым законодательством определенных санкций не предусмотрено. Однако лица, проверяющие бухгалтерский учет предприятия, расценивают нарушение срока как непредоставление учета вовсе. То есть, инспектор, проверяющий бухгалтерский учет и обнаруживший что документация была предоставлена по истечении срока, например, должна была выставлена в прошедшем отчетном периоде, а выставлена в текущем, значит, это расценивается как отсутствие документов и может повлечь за собой штрафные санкции в отношении предприятия.

Счет-фактура при авансовых платежах

Итак, до этого мы выяснили, что по окончании исполнения своих обязательств по договору предприниматели должны выставлять счет фактуру не позднее 5 рабочих дней по факту исполнения работ или предоставление товаров и услуг. Бывает такое, что заказчик или покупатель работает по предоплате, то есть, вносит аванс в счет выполнения будущих обязательств. Здесь уже стоит внимательно разобраться, в течение какого периода следует выставить счет-фактуру.

Начать стоит с того, что авансовый платеж или предоплата это уже является база для начисления налогов. А счет-фактура, в данном случае, является подтверждающим документом, удостоверяющим право на получение денежных средств. Соответственно, для того чтобы правильно понять сроки следует также обратиться к положениям НК РФ.

Если объяснить принцип выставление документов, где имеет место быть аванс или полная предоплата, то в соответствии с действующим на текущий момент законодательством, то здесь срок начинает исчисляться с даты поступления денежных средств на расчетный счет исполнителя. В данном случае действует такой же срок – 5 дней. То есть, налоговые обязательства наступают на момент поступления денежных средств на расчетный счет, в течение 5 дней должна быть выставлена счет-фактура за полученные денежные средства.

Важно учесть, что правила предоставления отчетных документов регламентированы на законодательном уровне, в Налоговом кодексе.

Документы в электронном виде

Несколькими годами ранее, юридическую силу имели только документы на бумаге, но с развитием современных технологий налоговая инспекция вынуждена была признать право налогоплательщиков на предоставление документов в электронном виде, что было закреплено в налоговом кодексе с 2010 года. То есть, электронные документы имеют юридическую силу и признаются контролирующими органами в качестве отчетных документов, в данном случае действуют все те же сроки для предоставления документации своему контрагенту.

Кроме всего прочего, нельзя не отметить тот факт, что электронные документы являются довольно удобным форматом бухгалтерского учета. При этом оборот документации в электронной форме ничем не отличается от документооборота на бумажных носителях. Здесь основное преимущество в том, что операция займет всего лишь считанные секунды. Обмен счетами заключается в следующем:

1. Числом представления электронного документа считается день, когда контрагент получил файл с документом, то есть не тот день, когда документ был отправлен, а когда он был получен.
2. Днем поступления счет-фактуры по действующему законодательству считается не тот срок, который указан на бумаге, а дата направление его покупателем, то есть, представление данного документа зависит не только от состоявшегося события.

Наконец, нельзя не сказать о регистрации документов, которые являются основанием для осуществления налоговых операций. В данном случае бухгалтеры ведут журналы учета. Постольку, поскольку все коммерческие предприятия являются налогоплательщиками, для них ведение документации является обязательным условием. Правда, у данного закона есть свои исключения, по налоговому кодексу журналы учета счет фактур должны быть у следующих лиц:

• налогоплательщиков;
• лиц, которые были освобождены от обязательств по уплате налогов;
• лиц, не зарегистрированных в налоговых органах, но получающих или выставляющих счета-фактуры за проведение какой-либо деятельности на коммерческой основе при этом представляющих интересы других лиц на основании договора.

Обратите внимание, что правила ведения журнала учета отражены в постановление правительства номер 1137 в редакции от 1 февраля 2018 года.

Если подвести итог, в какой срок выставляется счет-фактура, то в соответствии с налоговым кодексом это 5 дней, независимо от прочих обстоятельств, например, наличия авансовых платежей или стопроцентной предоплаты. В любом случае, бухгалтер должен сформировать и направить документ своевременно, чтобы избежать в будущем штрафных санкций, исключение лишь составляют те обстоятельства, при которых коммерческая деятельность осуществляется на основании долгосрочного соглашения, в данном случае подать документы следует не позднее пяти дней в следующий отчетный период.