7 ключевых этапов заполнения формы ОС-4

С течением времени даже при самом бережном отношении к имуществу оно может выходить из строя, и тогда предприятию приходится его списывать согласно установленным правилам и при использовании соответствующих документов.

Что такое ОС-4

Это унифицированная форма списания основных средств, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ No7 от 2003 года.

Важно: в современной бухгалтерии и деловодстве применение именно унифицированных форм не обязательно, благодаря чему предприятие ориентируясь на образец вправе разработать внутренний документ.

Данная форма применима для списания с баланса любых имущественных объектов пришедших в негодность или устаревших нерентабельных моделей, кроме автотранспорта.

Акт заполняется после полного установления о непригодности оборудования и на его основании фиксируется запись в инвентарную карточку о ликвидационном процессе.

Списание основных средств означает исключение суммы стоимости объекта с бухгалтерского баланса.

Ликвидация объекта – это не только его списывание, но и прекращение начисления амортизационных сумм. Акт же является основой для исключения из баланса ликвидированного объекта.

Кстати, ликвидировать имущество не обязательно, однако при его хранении оно будет учитываться в балансе предприятия, тогда объект будет иметь статус существующего и эксплуатируемого.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

В каком порядке проводится списание ОС и подготовка необходимой документации – смотрите тут:

Кто обязан составлять документ

Перед заполнением данного акта и проведением мероприятия ликвидации формируется комиссия, в которую должны включиться ответственные лица, бухгалтер, независимые эксперты.

Они должны установить:

• Причину износа оборудования, особенно если он преждевременен;
• Ответственных лиц за поломку оборудования, тем более если это непредвиденная ситуация;
• Целесообразность ремонта на основании изучения технической документации и выводов экспертов;
• Доступность использования какой-то его части или отдельных деталей;
• Если восстановление невозможно, обязаны составить акт осмотра с определенными выводами о ликвидации объекта;
• На основании данного документа составляется этой же комиссией акт списания.

Важно: подписывают документ все члены комиссии и бухгалтер, а утверждается руководителем или уполномоченным лицом.

Что содержит унифицированная форма

Унифицированная форма складывается из 3 разделов и титула.

Содержание листов следующее:

1. Титульный отдел является носителем:

• Реквизитов предприятия и наименования;
• В нем указывается дата списания и номер документа;
• Подразделение в котором произошло списание;
• Ответственное лицо;
• Основание для списания.

2. В 1 разделе идет полное описание состояния объекта на момент списания:

• Технические и индивидуальные данные;
• Первоначальная стоимость и на момент списания;
• Период эксплуатации;
• Суммы ежемесячной амортизации. Здесь вы прочтете, что такое амортизация основных средств простыми словами;
• Восстановительная стоимость.

Все сведения берутся из бухгалтерского баланса и приемочных актов.

3. Во 2-м разделе идет краткая характеристика объекта также на основании приемочных документов, наличие в нем драгметаллов и прочих ценных составляющих.

В этом же разделе указываются выводы комиссии о целесообразности его восстановления.

4. 3-й раздел является носителем информации о затратах, необходимых для списания и о наличие ТМЦ, которые останутся при демонтаже объекта и возможности их применения.

Бланк формы ОС-4.

Важно: если из строя выбыло сразу несколько объектов их списание доступно оформить единым документом.

Отличия между формами ОС-3 и ОС-4

Уже ясно, что форма ОС-4 используется для списания основных средств в случае их непригодности и ликвидации.

Заполняется этот документ после полного обследования объекта и получения надлежащих выводов экспертов, что он восстановлению не подлежит.

Форма ОС-3 заполняется в результате приема оборудования после капитального ремонта, реконструкции, восстановления, то есть она является приемочным документом основных средств при поступлении их обратно на предприятие после ремонтных работ.

Также в отличие от формы ОС-4 данная форма располагает только 2-я отделами.

Правила составления акта списания ОС

Акт списания заполняется ответственным за ОС сотрудником.

Образец заполнения акта по форме ОС-4.

Формируется акт в 2-х экземплярах:

• Первый необходим для бухгалтерии с целью отражения выбытия имущества из оборота;
• Второй хранится у материально-ответственного лица и является основанием для передачи имущества на склад.

Разделы бланка размещены в виде таблиц на 2-х листах:

• Шапка документа или титульный раздел содержит все необходимые реквизиты и сведения о лицах, составляющих документ, а также утверждение руководителя;
• 1 раздел складывается из 9 граф таблицы, 7 графа в данном разделе заполняется только в случае проводимых ранее восстановительных работ;
• 2 раздел заполняется только в том случае, если объект содержит драгметаллы и драгоценные камни;
• 3 раздел является носителем информации о затратах на демонтаж оборудования – строка «Итого» содержит полную стоимость затрат за минусом стоимости возможных в дальнейшем использовании деталей и выводится итоговая стоимость списанного объекта.

Важно: заполнение акта происходит только в случае ликвидации объекта, если он перешел в безвозмездное пользование другому предприятию или был продан заполняются другие формы выбытия ОС.

Как избежать ошибок

Весь процесс списания основных средств должен выполняться по четко отлаженным этапам, которые полностью соответствуют требованию законодательства.

Чтобы не произошло ошибок при заполнении документации необходимо:

1. Собрать уполномоченную комиссию на основании приказа руководителя. Как составить приказ о списании основных средств – читайте по ссылке.
2. Составить акт в 2-х экземплярах и передать их соответствующим лицам.
3. При этом следует правильно оформить документ:

• Сначала заполнить шапку, указав в ней все требуемые реквизиты, даты, номера;
• Следует не забыть указать ответственное лицо, дату и причину списания объекта.

4. Для заполнения таблиц необходимо приготовить:

• Техническую документацию;
• Инвентарную карточку;
• Оборотно-сальдовые ведомости.

5. Далее следует указать все данные из паспорта объекта – год выпуска, наименование, марка и прочее. Тут вы узнаете, как правильно составить акт на списание материалов, пришедших в негодность.
6. Для заполнения 6 и 7 граф необходимо использовать счета 01 и 02 ОСВ.
7. После чего руководитель изучит документацию и утвердит.

Заключение

Грамотное заполнение документа очень важно, так как при проверке его обязательно будет изучать налоговый инспектор, и если он увидит хоть какую-то графу ненадлежаще оформленной, такое действие будет им расценено, как обычная реализация имущества, в результате чего произойдет доначисление к выплате НДС, что образует недоимки.

Бухгалтерский учет списания основных средств и порядок формирования акта списания рассмотрены в этом видео: