Что такое кадровый аутсорсинг и почему он выгоден для руководства компании + обзор лучших аутсорсиноговых агентств (+ видео)

Популярность лизинга персонала на сегодняшний день очень высока как среди мелких предпринимателей, так и среди состоявшихся крупных организаций. Сегодня мы расскажем вам о том, что такое кадровый аутсорсинг простыми словами. Это же явление называется лизингом и оно постепенно становится основной тенденцией для множества бизнес моделей. Если вам необходимо решить проблемы с кадрами, эта статья для вас.

Что такое лизинг персонала

Аутсорсинг персонала –  это аренда исполнителей каких-то определенных функций за договорную стоимость. То есть работники приходят из других организаций, а не нанимаются вами, что позволяет сэкономить время и силы на организации их труда.

Аутсорсинг кадрового производства — это аренда услуг компании партнера. То есть ваш отдел кадров не находится непосредственно в вашей фирме в офисе, но, тем не менее, выполняет все свои функции.

Почему это выгодно

Владельцам предприятий малого бизнеса на содержание офисных работников иногда просто не хватает бюджета. Зачастую в дополнение к своим прямым обязанностям, другие отделы, такие как отдел продаж или личные помощники вынуждены заниматься работой по подбору персонала.

У такого варианта очевидны определенные негативные последствия:

• некомпетентное выполнение задач, в связи с неподготовленностью сотрудников выполняющих априори другие обязанности;
• увеличение расходов в связи с запросом на увеличение оклада сотрудника, выполняющего двойную работу;
• незаинтересованность сотрудника, выполняющего несвойственную ему работу, так как данная она требует дополнительного времени и усилий, снижение мотивации к труду.

Плюсы кадрового аутсорсинга

Лизинг персонала отделов кадров является эффективным в том случае, когда есть острая необходимость и определенная срочность в найме новых сотрудников. К примеру, когда появляется новая отрасль промышленности, либо строительство нового объекта. Во-вторых, это является отличным решением для иностранных компаний, которое освобождает их от необходимости разбираться и вникать в местное трудовое законодательство.

Функции лизинга

Вы сможете определить, какие функции будут полезны именно вашей организации исходя из возможностей и запросов вашего бизнеса.

Найм и увольнение персонала

При найме новых сотрудников опытные аутсорсеры обратят внимание на такие детали, о которых вы даже не подозревали.

Высокий уровень компетентности в сфере трудового законодательства будет необходим и в случае с увольнением. При уходе сотрудника конфликтные ситуации возникают чаще, и для избегания острых углов определенная грамотность в этом вопросе и знание правил игры просто необходимы.

Если конфликта не избежать, будет правильно запросить консультацию с профессионалами. К примеру, компания «Правовед.ru» предоставляет консультации онлайн.

Составление договоров и инструкций

Современные руководители и владельцы бизнеса скорее всего не могут себе позволить следить за постоянными изменениями в трудовом законодательстве. На это часто просто нет времени, либо не позволяет бюджет.  На составление должностных инструкций требуется много времени, и зачастую откладывается на следующий день, неделю или даже месяцы.

Дабы избежать неосведомленности и всех вытекающих из нее последствий, лучше эту задачу отдать на выполнение специалисту. Удаленные сотрудники отдела кадров занимаются этим своевременно и всегда в курсе происходящих изменений.

Ведение трудовых книжек

Кажется, что вести трудовые книжки довольно просто, но это лишь на первый взгляд. Речь идет о заполнении главного документа о трудовой деятельности и стаже. Соответственно, необходимо соблюдение всех норм.

Выполнение данной задачи требует высокого уровня ответственности, если вы не хотите, чтобы ваш сотрудник вследствие неправильного заполнения документа столкнулся с проблемами и подавал на вас в суд.

Едва ли фирма, у которой отсутствует отдел кадров как таковой, сможет похвастаться абсолютной правильностью заполнения данного документа. Именно по этой причине правильнее будет поручить это специалистам.

Формирование штатного расписания и отпускного календаря

Расписание работы не является обязательным согласно трудовому кодексу нашей страны, поэтому часто в развивающихся и средних компаниях его просто нет. Но когда речь заходит о новых сотрудниках или учете первичной документации для оформления зарплат, оно действительно облегчает работу.

Календарь отпусков редко заполняется правильно. Если график  не утвержден приказом, при проверке есть риск, что его посчитают за нарушение, что, в свою очередь, чревато неприятными мерами наказания.

Создание внутренних трудовых правил

Для качественного составления правил внутреннего расписания труда необходимо знать трудовой кодекс РФ. Если в вашей организации нет такого специалиста со знанием трудового законодательства, и вы сами некомпетентны в этом вопросе, кадровый аутсорсинг станет отличным решением.

Разумеется, это не все моменты, которые содержит в себе лизинг персонала, а лишь основные, наиболее часто встречающиеся и на практики.

Как перейти на аутсорсинг

После принятия решения о переходе на другой уровень организации, вашей компании следует действовать осознанно и последовательно.

Реально оценить ситуацию

При анализе текущего состояния компании нужно быть предельно точными. Удобно сделать это в виде отчета, обозначив цифры вместе с описанием всех сильных и слабых сторон будущего взаимодействия.

Необходимо набросать расчетный план, чтобы сравнить предстоящие расходы по содержанию отдела кадров в компании и аутсорсинга. Так вы сможете понять, имеет ли смысл именно вам прибегать к лизингу персонала. А также, если все-таки стоит, то какие именно задачи эти удаленные сотрудники будут решать.

Выбор исполнителя

Почему стоит основательно подумать прежде чем остановить свой выбор на конкретной компании исполнителе?

Учитывайте следующие факторы при выборе партнера для сотрудничества:

• Незапятнанную репутацию;
• Навыки и способность решать неординарные ситуации;
• Опытность экспертов.

Стоит поинтересоваться наличием страховки профессиональной ответственности – это определит уровень серьезности компании, предлагающей аутсорсинг кадров

А также помните, что политика бизнеса у всех разная – некоторые организации предпочитают сотрудничать только с крупными клиентами, а некоторые — только с развивающимися.

Сформулируйте условия сотрудничества

Прежде чем приступить к совместной работе, следует удостовериться в  точности понимания ситуации для обеих сторон. Для этого нужна четкая формулировка задач, грамотно составленные вопросы и готовность к диалогу.

Обсудите техническую сторону сотрудничества — например, какие методики, стратегии, программное обеспечение будут использоваться. При этом приемы и решения, предлагаемые партнером, могут отличаться от ваших, и к ним стоит прислушаться.

Заключить контракт

Имейте в виду, что компании-аутсорсеру будут раскрыты все личные данные ваших сотрудников, а также информация разного рода и уровня конфиденциальности вашего бизнеса. В связи с этим сначала обсудите и закрепите в письменном виде условие о соблюдении конфиденциальности.

Остальные моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Время выполнения и сдачи заданий;
• Способы и условия оплаты услуг;
• Уровень компетенции и опыта специалиста;
• Мотивация и заинтересованность определяющая составляющая для выполнения работы качественно.
• Можно привлечь независимого юриста для помощи в составлении, а также для заключения самого договора.

Установите контроль работ

Для этого обычно достаточно одного сотрудника, регулярно предоставляющего отчет, состоящий из:

• Детального анализа качества выполненных работ специалистов, работающих удаленно, путем получения обратной связи от всех участников процесса;
• Сравнения совпадения деятельности партнеров с намеченными ожиданиями;
• Коллективного обсуждения обеими сторонами сотрудничества плановых промежуточных результатов.

В случае возникновения разногласий идите на диалог. Причины спора могут быть вызваны как некорректным исполнением задач, так и неправильной их постановкой.

Оплата за лизинг

Расходы на удаленных кадровиков считаются с учетом следующих моментов:

• достижения поставленных целей;
• выполненного объема работ;
• уровня компетентности специалистов;
• уровня срочности (высокий уровень срочности требует высокого уровня вложений);
• сферы деятельности бизнеса .

Так или иначе, финальная стоимость будет разной для каждого клиента.

ТОП фирм

Мы подготовили для вас мини обзор фирм, рекомендуемых для простого и безболезненного перехода на новый уровень организации работы отдела кадров в вашем бизнесе.

Talent Pool

Одни из лучших представителей инновационного подхода. Организация, которая 11 лет успешно существует на рынке лизинга персонала, а также аутсорсинга бизнес-процессов и консалтинга. Целевая аудитория: все сферы бизнеса.

Миссия фирмы — потратить как можно меньше вашего времени и уложиться в бюджет. Работают на территории всей РФ. Профессиональная ответственность застрахована. Сервис очень удобный, максимальная оперативность и результативность.

Правомочие

Данная организация оказывает высокопрофессиональные юридические и бухгалтерские услуги. Есть гарантия возврата средств в случае, если работа не выполнена так, как ожидалось. Количество довольных клиентов – более 20тыс.

В перечень услуг входят такие как:

• кадровый учет и аудит;
• организация правил внутреннего трудового распорядка и
• штатного расписания;
• исполнение всех функций отдела персонала;

Staff Energy

Помогают решать кадровые вопросы любого уровня сложности. Вы можете оставить заявку прямо на сайте для связи с менеджером, чтобы обсудить все особенности вашего заказа. Также компания предоставляет услуги по лизингу персонала в таких сферах как инжиниринг, производство, клининг и логистика. Офисы компании находятся в Москве, имеется более 15 региональных представительств и более 50 региональных рекрутеров.

ЮКСОР

Пакет «Ведение кадрового учета» одно из наиболее интересных предложений данной фирмы. На сайте есть возможность рассчитать стоимость на такие услуги как создание кадрового делопроизводства с нуля, его аудит и другие виды работ.

Компания гарантирует точное оформление документов и конфиденциальность. Консультацию можно получить как по телефону, так и при личной встрече.

Coleman Services

Эта фирма предлагает комплексный подход. Целевая аудитория – небольшие компании и крупные предприятия. Возможна подготовка к проверке или устранение недостатков по ее окончанию. Существует несколько вариантов партнерства: аутсорсинг  yfбазе «Coleman Services» или на базе вашей организации. Есть возможность ведения кадрового делопроизводства удаленно. На сайте компании вы можете ознакомиться с полным перечнем услуг.

Советы как избежать ошибок

Мы не хотим, чтобы вам пришлось разочаровываться в новом сотрудничестве и поэтому призываем вас подумать заранее о всех наиболее вероятных ошибках. Здесь мы попытались дать вам несколько полезных рекомендаций, которые помогут вам избежать некоторых довольно крупных ошибок:

Не рубите с плеча

Если вы думаете, что, подписав контракт, вы пришли к успеху, вы ошибаетесь. Вы только начинаете свой путь. Вас ждет адаптация к новому виду организации труда, а также некоторые усилия с вашей стороны и со стороны партнера, на что требуется время и кооперация обеих сторон.

Именно поэтому не стоит сразу избавляться от имеющихся сотрудников отдела кадров, чтобы сократить расходы. С самого начала наблюдайте за усилиями со стороны вашего партнера, вплоть до мелочей.

Для успеха недостаточно сделать все правильно лишь раз, гораздо важнее заложить прочный фундамент на будущее плодотворное сотрудничество.

Скрупулезно отнеситесь к выбору компании

Залог успеха в любом сотрудничестве – грамотный подбор партнера. Чтобы сделать правильный выбор, придется приложить некоторые усилия, детально изучить биржу и кандидатов.

Очень помогает составление списка требований, по которым вы будете выбирать компанию для сотрудничества. Сверяйтесь с ним перед тем как принять окончательное решение в пользу того или иного кандидата.

Обязательно стоить изучить ресурсы компании, их репутацию и опыт, чтобы потом не искать замену, ведь ваш бизнес может вырасти, а вместе с ним увеличится и спектр требуемый к выполнению работ.

Анализируйте выгоды

Задайте себе вопрос, зачем вам переходить на лизинг персонала отдела кадров. Если вы стремитесь к экономии, помните поговорку “скупой платит дважды”. Выбрав дешевого аутсорсера, у вас появляется риск получения низкого качества выполнения работ от недостаточно компетентных людей.

Подумайте о последствиях. Вам придется заново искать исполнителя и тратить еще больше времени на поиск и выполнение задач. Сэкономив на исполнителе, вы рискуете потерять больше, чем сэкономить. Поэтому тщательный анализ всех “за” и “против” поможет реалистично подойти к решению вопроса и прийти к нужному выводу насколько именно вам поможет аутсорсинг. Лучше потратить больше времени на обдумывание и анализ, чем потом страдать от допущенных ошибок.

Четко опишите условия в контракте

Основной причиной конфликтов зачастую является пункт об ответственности сторон, который прописан в договоре в общих чертах, опуская все необходимые подробности.

И в этом случае вы не ошибетесь, если будете следовать принципу “чем больше подробностей и моментов в описании в договоре, тем лучше и безопаснее”. Конкретность и ясность описания ответственности является залогом спокойствия в будущем.

Советуем также заранее подумать о возможных неординарных обстоятельствах.

Заключение

В завершение нашего разговора о кадровом аутсорсинге, мы рекомендуем вам посмотреть видео об этой процедуре, чтобы наглядно закрепить полученные знания.

Видеоролик: