Как составить акт проведения инвентаризации: 5 главных правил

Акты по инвентаризации должна составлять только комиссия с соответствующими полномочиями. Документ нужен для подтверждения наличия остатков по денежным, материальным ценностям. Главное – соответствие реальных данных записям в регистрационных данных бухгалтерского учёта.

По содержанию и формам инвентаризационные акты разные:

• По товарам и материалам.
• Для расчётов с покупателями.
• Для кассы.

В каких бланках оформляется акт проведения инвентаризации?

Махинации и хищения, халатность работников – после проведения инвентаризации выясняются все вопросы.

Для собственников бизнеса инвентаризация отличается такими преимуществами:

• Со стороны заказчиков встают задачи, которые не имеют прямого отношения к этому процессу. Примеры – отражение общего состояния имущества в документации, изучения наличия его в эксплуатации.
• Инвентаризация помогает выяснить, есть ли договоры с материально-ответственными лицами, или они отсутствуют.
• Профилактические функции, выявление халатного отношения к работе.
• Кадровые перестановки, управленческие и логистические решения принимаются после таких проверок.
• При неформальном, регулярном проведении инвентаризации она увеличивает ответственность работников.
• Помогает выявить наличие обязательств в организации, того или иного имущества.

Основания и повод для такой проверки могут быть разными. Вне зависимости от этого фактора, руководитель издаёт отдельный приказ, использует один из типовых бланков. И организует специальную комиссию. Она сначала составляет опись, а потом оформляет сам акт.

Узнать, как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и скачать его образец, вы можете тут.

Оформление по товарно-материальным ценностям

Такие проверки проводятся на предприятиях каждый год. Максимальный срок – первое ноября текущего года.

Работник обязательно передаёт любые ценности, которые хранятся по подотчётности, когда увольняется. Внеплановые проверки проводятся, если предприятие переходит к другим владельцам, ликвидируется.

Инвентаризация кассы: порядок проведения на предприятии

Они проверяются обязательно один раз в каждый квартал. А ещё поводом служит смена кассира, те же основания, что описывались ранее. Иногда организуются непредвиденные рейды, чтобы проверить наличные средства. Это необходимо для дисциплины.

Кассиры сдают все ордера по приходу и расходу перед проведением такой проверки. И составляют расписки о том, что все необходимые действия были выполнены. При выявлении нарушений и отклонений говорят о нарушении в кассовом порядке.

Допустимо в некоторых случаях наличие излишка по средствам. Но только в период выплат по заработной плате и других подобных компенсаций. В актах все расхождения обязательно должны найти своё отражение.

Как быть со строгой отчётностью?

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Речь идёт о ценных бумагах. Номера видов бланков и серии – факторы, по которым делают сверку.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, и составление соответствующего акта

Такие проверки тоже необходимы. Они основываются на сличении сумм, которые платят должники. Либо – выплат другой стороны. Здесь важно изучить документы первичного учёта, которые включают различные акты:

1. Для оплаты материально-технической базы.
2. По оказанным услугам.
3. По завершению работ.

В документах должны найти отражения любые несоответствия.

Правила расчётов по бухгалтерским счетам

Эта проверка необходима для сверки всех бухгалтерских счетов, выставленных на оплату. Специалисты изучают отражение расчётов и проверяют, соответствует ли оформление требованиям.

Такая инвентаризация оформляется в виде специальной справки. Она – одно из приложений к акту.

О правилах заполнения акта проведения инвентаризации

1. На бланке обязательно должны присутствовать полные наименования как организации, так и подразделения, для которого проводится проверка. Важно не забыть о коде предприятия, номере самой документации. Ставится дата проведения, наименование.
2. Пишут, какие члены комиссии присутствуют при проверке. Это касается и основание, которое послужило главным толчком. Требуется перечислить все ценности, подлежащие инвентаризации. Важно проследить за тем, чтобы подсчёты бухгалтеров соответствовали заметкам. Отдельные графы посвящаются недостаче, излишкам.
3. Материальное лицо, с датой и подписью объясняется, когда документальное наличие ценностей не совпадает с реальным.
4. Акта нужно два экземпляра. Наличие подписи важно. Это делает каждый член комиссии. Как и лица, отвечающие по сохранности материально. Именно им даётся один экземпляр, а второй – бухгалтерам. Акт проведения инвентаризации составляется в трёх экземплярах, если происходит смена таких лиц.
5. Нельзя допускать наличия помарок и подчисток. С оговоркой вносят исправления. Подпись после этого ставит весь комиссионный состав и лица, которые должны следить за сохранностью. Если она присутствует не в полном составе, проверку не проводят.

Как правильно вести журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля, – узнайте в этой статье.

Образец заполненного акта проведения инвентаризации:

Образец бланка акта инвентаризации для последующего заполнения, вы можете скачать по этой ссылке.

Некоторые дежурные ошибки при проведении проверок

• Включение в состав комиссии материально-ответственных лиц.
• Проведение проверок, если члена комиссии нет. И документального подтверждения
• Документальное оформление в одном экземпляре.
• Отсутствие расписок о предоставлении бухгалтерии ордеров приходного и расходного типа.
• Отсутствие опечатывания складов при перерыве в проверке.
• Отсутствует контроль движения материальных средств на время проверки.
• Изменения и исправления не вносятся во все экземпляры документа.
• Заполнение не в каждой графе.
• На некоторых объектах инвентаризация проводится только со слов.
• На проверке нет лиц, отвечающих материально
• Нет приказа руководителя, либо он оформлен с нарушениями действующего законодательства.

О финансовых и налоговых последствиях проверок

В некоторых ситуациях заказчик отказывается подписывать акт после проведения проверки. Ведь, если поставить на учёт такой документ – наступят последствия с налоговой точки зрения. С точки зрения закона правильные действия такие:

1. Выставление излишков с рыночными ценами при обнаружении. Тогда увеличивается налогооблагаемая прибыль. Это внереализационный доход.
2. Превышение естественной прибыли при недостаче. Решение – возмещение виновными лицами, либо списание к убыткам. Не происходит уменьшения прибыли, облагаемой налогами.

Значит, налог на прибыль только возрастает, если при проверке выявляют излишки или недостачу. Потому финансовые службы и не стремятся документально оформлять эти факты. Налоги становятся больше, из-за чего вопросы к организациям появляются уже у банков. В производственных условиях это происходит по причинам, изначально заложенным в учётной политике.

Промежуточное положение занимает пересортица. Для одного товара она означает недостачу, а для другого – излишек. Величина налога на прибыль снова увеличивается. В учёте прибыль отражается по разнице сумм, но проверяющие считают это серьёзным нарушением.

В каком порядке осуществляется начисление и выплата налогов индивидуальным предпринимателем на УСН, вы можете прочесть в материалах нашей новой публикации.

О мерах воздействия для виновных лиц по результатам

Управленческие решения принимаются индивидуально. И все они имеют место быть, если основаны на грамотных доказательствах. Исправление регламентов с целью повышения достоверности данных возможно в недостатках этих регламентов для учёта.

Составление документов по каждому болту – не подходящее решение. Тогда выполнение прямых обязанностей невозможно.

Лучше вменить ему работу по снятию остатков материалов в конце каждого месяца. Списанные в производственный процесс материалы считаются по отдельной формуле.

Основанием для расчёта послужат такие факторы:

1. Конечные остатки.
2. Приход с центрального склада.
3. Начальные остатки.

Это приемлемый способ для материальных ценностей низкой стоимости. Точность данных – главное требование для учётных регламентов. В то же время, слишком затратными они быть не должны.

При выявлении серьёзных мер принимаются соответствующие меры к виновникам. Материально-ответственное лицо возмещает ущерб за свой счёт, при наличии оформления и доказательств у недостачи. И, если в договоре с таким лицом присутствует соответствующий пункт.

Прочесть, как составить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете здесь.

Желательно взять объяснения в письменной форме, в присутствии двух свидетелей. Сотрудник легко оспаривает результаты инвентаризации в суде, если он не согласен с ними. Потому грамотное оформление важно.

Чаще стараются обойтись без возбуждения уголовных дел. Увольнения часто хватает. Приписывают  «статью», чтобы и другие поняли суть его преступления.

В заключение

Только руководство в каждой фирме само решает, доверить инвентаризацию своим сотрудникам, или же обратиться к экспертам из других компаний. Большинство обращаются к фирмам с  дешёвыми услугами. Другие критерии тоже интересуют клиентов, но реже.

Но важно интересоваться, есть ли у специалистов необходимое оборудование для проверок. И имеют ли они необходимые навыки. Стрессоустойчивость и уровень работы не менее важны, чем стоимость услуг. Ведь обстановка во время таких проверок часто бывает крайне враждебной.

Сами инвентаризаторы не должны относиться к проверяемому предприятию. Значение имеет возможность поездки в дальние регионы.

Больше информации о том, как провести инвентаризацию и оформить результаты в электронном виде, содержится в этом видео: