Как заполняется справка о доходах 2 НДФЛ

Такая форма документа как справка о доходах физических лиц требуется для предоставления в государственные и частные структуры. В выдаваемом работодателем документе содержатся данные о получаемых за установленный период доходах лица.

Такой формат Справки о доходах — 2 НДФЛ в основном используется при оформлении лицом кредита. Выдаётся бумага только у работодателя. Именно он вносит основные пункты. Ответственный за это — бухгалтерский отдел, в котором есть все сведения о доходах каждого трудящегося.

Субъектом этой формы документа является физическое лицо. Только ему может быть выдан документ по установленному законом образцу. Объектом представляется сам налог, и задекларированная прибыль работника за установленный в справке период времени, измеримый отчётным годом.

Справка о доходах физических лиц

Когда нужна справка

Кроме подачи документа в банковские учреждения для получения заёмных средств справка может потребоваться в следующих случаях:

1.  При оформлении налоговых вычетов;
2.  Для попечительства или усыновления детей;
3.  При оформлении больничного или отпуска;
4.  Для получения визы;
5.  Для оформления бумаг в пенсионном фонде;
6.  Для получения жилья в ипотеку;
7.  Для расчёта алиментов;
8.  При судебном рассмотрении дела.

Восьмой пункт применим к ситуации, когда дело доходит до судебного производства, и ответчику требуется предоставить информацию о доходах по установленному следствием периоду.

Налоговыми агентами, отвечающими за заполнения представленной формы, признаются работодатели в лице компаний и предприятий. Это означает, что при составлении бумаги они являются ответственным за указанную информацию. Она всегда в конце оформления заверяется ответственным лицом и проставляется (при наличии) печать организации.

Справка имеет ряд пунктов, в которые ответственное лицо в виде бухгалтера вносит информацию о поступающих доходах гражданина. Стоит обратить внимание на то, что облагаются налогом доходы только свыше установленного законодательством минимума.

Что не включается в справку

Кроме этого, не декларируются следующие виды доходов физического лица:

1.  Пенсионные выплаты;
2.  Денежные компенсации;
3.  Выплаты за донорство;
4.  Отчисляемые алименты;
5.  Выплачиваемые гранты на развитие науки и культуры;
6.  Выплачиваемые премии;
7.  Разовые поддержки от государства в виде материальной помощи;
8.  Материальная поддержка со стороны официально зарегистрированных на территории страны благотворительных организаций и фондов;
9.  Премирование от работодателей;
10.  Материальная поддержка от работодателя;
11.  Стипендии и гранты;
12.  Прибыль от произведённых объектов на личном подсобном хозяйстве.

Стоит отметить, что пенсия по нетрудоспособности подлежит декларированию. Ставка на налогооблагаемые доходы гражданина в РФ имеет размер в 13%. Работодатель при начислении заработной плате каждому физическому лицу, которое трудится у него на предприятии, перед перечислением на счёт работника суммы, удерживает установленный процент.

Итогом этого становится удержание определённой части средств с дальнейшим её перечислением по декларации в бюджет. Если же работодатель будет уклоняться от удержания налогов, и не будет отчислять их дальше, то против него возбудятся административные и уголовные дела.

Форма 2 НДФЛ

Нововведения

По форме документа за последние два года были утверждены порядки внесения информации и появились кодификаторы для оформляемых лиц.

Также изменились и санкции за пропуск сроков подачи декларации. В справке появились новые кодировки статусов налогоплательщиков.

Было добавлено поле для отражения доходов по инвестиционным вычетам у гражданина. Также было внесено поле для внесения данных и реквизитов на получение дотационных льгот.

Дополнительно в документе появились строки на авансовые платежи. Здесь же появился пункт об установке реквизитов для подтверждения статуса, дающего возможность значительно приуменьшить налоговую базу по конкретному виду отчислений.

Если работодатель декларировал доходные части по разным налоговым ставкам, тогда их теперь необходимо отображать в одном документе. По конкретным пунктам документа необходимо отображать их по разным налоговым ставкам.

Основные правила заполнения

Как заполнить представленный документ без ошибок и не получить возврат или оштрафоваться за неправильные данные — помогут представленные ниже основные правила оформления. Ежегодно ФНС предлагает комментарии бухгалтерам на предприятиях для оформления документа соответствующим образом.

Общие правила оформления документа состоят из следующих пунктов:

•  Лица, заполняющие документ – организации и граждане, занимающиеся официальной частной практикой. Налоговый кодекс содержит полный перечень таких организационных форм и статусов граждан;
•  Оформляется справка, когда заполняется годовая декларация или отчёт в налоговые учреждения по месту регистрации, а также при индивидуальном запросе самого работника организации. Если удерживать налог не выходит, работодатель также должен в обязательном порядке подать такую бумагу в налоговый орган;
•  За какой временной промежуток оформляется документ – по запросу работника отчёт может быть предоставлен за срок от 6 месяцев. Также может потребоваться оформить документ и за больший срок. В такой ситуации за каждый календарный год оформляется отдельная бумага. Максимально установленный срок в одном документе составляет 12 месяцев.
•  Куда направляется бумага – по запросу работника уточнения не требуется. Если же документ необходимо предавать в налоговые учреждения по месту ведения деятельности, тогда нужно руководствоваться установленными правила и сроками в бюджетном законодательстве для конкретной группы лиц;
•  Основным периодом для составления бумаги является срок в 12 месяцев. Он же требуется, если организация претерпевает ликвидацию или реорганизацию;
•  Как подаётся справка для сотрудника организации, когда он получал разные типы доходов организации – все доходы должны быть задекларированы в одной справке по каждой налогооблагаемой базе отдельно.
•  Формат подачи справки – если работодатель имеет в штате не более 25 сотрудников, тогда можно в бумажном варианте. При наличии большего числа работников работодатель должен предоставлять в налоговые органы по месту ведения деятельности отчёт в электронной форме. Делается это через личный кабинет с цифровой подписью. Работники при запросе получают также бумажный вариант справки;
•  Оформление бумаги предпринимателю – справка на основании бюджетного законодательства подаваться не должна.

Заполнение справки 2 НДФЛ

Нюансы

Важным является заполнение полей даже при отсутствии какой либо экономической деятельности. В некоторых предприятиях на установленный период времени дохода может и не быть. В этом случае зарплата также не выплачивается, а значит и справка должна отображать такие моменты. В графах с месяцами по доходам обычно проставляются нули, там, где был простой. Оставлять поля пустыми нельзя.

Всё заполняется в справке только чёрным цветом. Даже если это цифровая копия документа, необходимо ставить чёрный шрифт. Оставлять пробелы в пунктах и страницах бумаги запрещено.

Шрифт в справке также должен быть читаемым. Заполнение от руки запрещено. Для оформления используется офисная программа на персональном компьютере. Рукописными реквизитами могут быть только подпись и расшифровка ответственного заполняющего лица.

Когда документ подаётся в электронном формате, используется специальная цифровая подпись. Для её получения необходимо обратиться в ФНС по месту ведения деятельности организации, оформить личный кабинет, как это указано в инструкции на официальном портале налогового учреждения.

Состав документа

Справка о зарплате — обширный документ, который состоит из заглавия и пяти основных пунктов. Все они вмещают в себя ряд подразделов, которые подлежат обязательному заполнению, так как при пропуске, организация, затребовавшая данную справку, вернет бумагу обратно составителю. В этом случае придётся полностью работодателю переиздавать бланк и заново вносить в него информацию.

Также вводятся дополнительные меры ответственности за внесение дополнительных мер ответственности в виде штрафов за неточное указание расчётов и других данных требуемых при проверке справки. Для удобства заполнения документ разделён на 5 логически блоков, где указываются пункты, соответствующие каждому представленному ниже разделу.

Для внесения ясности, какие именно данные могут потребоваться работодателю при оформлении, ниже будут разобраны все пункты и поля.

Заголовок бумаги

Вначале заполняется шапка основной справки. Здесь представляются основные реквизиты организации-оформителя документа и лица, которому подлежит выдача заполняемой справки.

Здесь указываются следующие типы информации:

•  Год, когда документ заполняется.
•  После этого работодатель обязательно должен проставить номер основной справки. Для этого используется внутренний регистр, где назначается документу определённый номер. Такие номера компании внутри системы ведения бумаг обновляют каждый год.
•  Затем проставляется полная дата составления бумаги.
•  Следующим пунктом будет обозначение кодификацией лица или организации, куда данная формируемая бумага предоставляется. Если производятся исправления документа по возврату, тогда необходимо в соответствующем поле указать номер исправленного документа. По умолчанию без исправлений документ имеет нулевой номер.
•  Последним пунктом будет проставление номера налогового учреждения, куда данная справка при подаче декларации будет отослана. Если используется электронная система ввода данных, тогда эта информация устанавливается автоматически.

Комментарии

Первый раздел

В первом разделе указываются основные коды и определения организации как юридического лица. Сюда вносятся следующие типы данных:

•  Коды муниципального образования. Здесь указываются классификаторы и расположения организации согласно установленным номерам в данном образовании. Присваивается этот номер при создании лица. Предприниматели, адвокаты и нотариусы проставляют коды согласно месту их постоянного пребывания. Если предприниматель находится на вменённой системе налогообложения, тогда он проставляет код того места где непосредственно осуществляется его деятельность. Число состоит из 8 или 11 цифр;
•  Контактный телефон налогового агента по месту осуществления своей деятельности;
•  Индивидуальные номера налогоплательщиков. В зависимости от формы лица ведения экономической деятельности могут присваиваться при регистрации в налоговых учреждениях либо формироваться самостоятельно.

Далее указывается информация о том, если справку заполняет не сама компания, а её подразделения. У каждого такого подразделения есть соответствующие коды, которые требуется внести в данное поле.

Последним пунктом в первом разделе будет указание информации по поводу полного названия компании. Здесь необходимо внести его поклеточно, как прописано в уставе.

Второй раздел

Во втором разделе вносится информация, относящаяся к самому субъекту. К таким субъектам относятся физические лица. Если они меня свои ФИО в процессе действия данной справки, то вносить обновлённую информацию и создавать новый формуляр не нужно.

Принцип заполнения строится на том же примере что и по самому первому пункту. Здесь также необходимо предоставить общие реквизиты, только теперь по самому работнику. Первое что необходимо указать — это ИНН сотрудника.

Эти данные вводятся в отведённое цифровое поле, разделённое клетками. После этого вносится информация о коде страны регистрации работника. У каждой есть определённый код согласно международной классификации.

Полные ФИО лица следует вносить поклеточно, не нарушая полей. После этого указываются данные относительно страны регистрации лица. Если лицо является резидентом или нерезидентом страны, это также отмечается соответствующим кодом.

Затем идёт личная информация, которая указывается в паспорте сотрудника, на первых двух его страницах. Её необходимо полностью и в точности перенести в нужные поля. Дополнительно необходимо отметить коды документов, которые используются для удостоверения личности сотрудника.

Последними пунктами заполняется информация в графах о месте регистрации лица и месте его фактического проживания. Здесь также необходимо перенести данные в точности, как указано в первоисточнике. Если же работник является гражданином другой страны, это необходимо отдельно отобразить в соответствующем пункте.

Ниже будет необходимо отобразить согласно международной кодификации его место жительства и регистрации на текущий момент, где он трудоустроен.

Коды ИФНС

Третий раздел

Третий пункт справки используется для надлежащего оформления доходной части самого работника. Здесь должны быть представлены все источники его официального заработка в организации, где он непосредственно числится в штате сотрудников.

•  Месяц, в котором работнику как физическому лицу был начислен установленный доход от налогового агента;
•  Коды доходов. Для того чтобы определить подходящий код, необходимо обращаться к приложению к приказу ФНС по кодам на виды доходов налогоплательщика;
•  Полная сумма поступающего за указанный месяц работнику дохода. Число указывается вплоть до копеек и не подлежит округлению;
•  Если доходы попадают под вычет, тогда напротив проставляется соответствующий код будущего налогового вычета для работника по полученному доходу;
•  Сумма вычетов заполняется, если доход попадает под общую систему налоговых вычетов.

Четвёртый раздел

Раздел содержит различные типы предоставляемых гражданам на основании данной справки налоговых вычетов. Если налоговым агентом оформляется аннулирующая справка по этой форме, тогда раздел заполнению не подлежит.

Здесь указываются следующие данные:

•  Соответствующие коды налоговых вычетов по представленным типам доходов для физических лиц;
•  Суммы вычетов, которые получат после оформления работник. Заполняется столько строк, сколько необходимо в дальнейшем получить вычетов по каждому из видов дохода;
•  Если лицо имеет право получить социальный вычет, указывается уведомление на получение данного типа вычета по соответствующей форме;
•  Если лицо имеет право на получение имущественного типа вычета, тогда предоставляется указанное уведомление с его порядковым номером и датой его получения.

Налоговый кодекс РФ

Пятый раздел

Последний раздел является итоговым и в нём отображается конечная информация по полученным выплатам и начисленным на них налоговым ставкам. Важно указывать установленные выплаты по конкретным датам исчисления.

Для этого проставляются определённые расчёты и результаты по представленным блокам информации. Сюда же включается общая сумма и налоговая ставка по ней. Отдельным полем отмечается конечная сумма по установленной процентной ставке по НДФЛ.

Дополнительно следует заносить в последние поля данные по осуществляемым выплатам по авансовым платежам. Эта информация должна в обязательном порядке фиксироваться, так как при сверке у налоговых служб могут возникнуть вопросы об образовании конечных сумм.

Последние разделы предоставляются для заполнения информации по поводу возможных снижений процентов по удержанию основного налога с доходов. Здесь необходимо прописать дату и номер уведомления по конкретному лицу, получившему этот документ.

Штрафы на нарушение сроков

Ранее штрафные санкции за предоставление недостоверных данных или за пропуски сроков подачи деклараций были незначительные. Однако начиная с 2016 года, были внесены поправки в налоговое законодательство, которые увеличили суммы по вменяемым санкциям в 5 раз.

Ранее сумма за пропуск срока сдачи справки была не более 200 рублей. На сегодняшний день она равняется порядка 1000 рублей.

Дополнительно введённые новые санкции касаемо пропусков сроков. Если налоговый агент не предоставляет справки в течение 10 дней с момента наступившего срока. Тогда он будет оштрафован. Если же этот срок превышает 10 дней, тогда налоговая инспекция вправе остановить движение деятельность всех денежных средств. В том числе и по электронным счетам, заморозив активы такой организации нарушителя до установления всех причин и исправления ситуации.

Также вводится новая мера ответственности для налоговых агентов в виде штрафных санкций за подачу ложных сведений в справке. Если данный факт будет установлен, организация получит штраф в размере 500 рублей.

Образец справки о доходах физических лиц

Образец заполнения

Для того чтобы иметь представление о том, как заполняются перечисленные выше разделы, ниже будет представлен образец справки о заработной плате 2 НДФЛ.

Именно в таком виде документ должен быть направлен в ИФНС или выдано по запросу физическому лицу, находящемуся в статусе работника. Стоит отметить, что даже после увольнения в установленный по законодательству период, бывший работник, может обратиться в бухгалтерию работодателя для получения на руки справки 2 НДФЛ.

Как уже отмечалось, справка по данной форме требуется в большом количестве государственных и финансовых учреждений. Работодатель как налоговый агент должен внимательно соблюдать все прописанные инструкции по правилу составления такого документа. Если этого не делать и допускать ошибки, результатом могут быть штрафные санкции или более серьёзные проблемы.

Бухгалтер работодателя должен внимательно заполнять и подавать в установленный срок в отчётный период документ. Чтобы налоговые органы могли провести требуемую сверку документов и подтвердить факт своевременной уплаты всех задекларированных налогов и произведённых отчислений по удержанным процент в налогооблагаемой базе.

В справке 2 НДФЛ содержатся данные о получаемых за установленный период доходах физического лица.